Обучение использованию слияния почты в Microsoft Word может оказаться непростой задачей, если вы пытаетесь использовать справку Microsoft. Мы опишем гораздо более линейный процесс - создание файла адреса в Excel, объединение в Word и добавление намерений и более мелких деталей. Этот простой процесс поможет вам сэкономить часы на возне с этикетками, гарантируя, что вы не прибегнете к написанию их от руки позже!
Примечание. Это для Office 2003; инструкции для других версий могут отличаться.
Шаги
Шаг 1. Создайте файл адреса в Microsoft Excel, вставив имена и адреса следующим образом:
Шаг 2. В строке 1 должны быть заголовки, прежде чем вы начнете добавлять адреса, начиная со строки 2 и далее.
- Поместите имена в столбец A.
- Поместите фамилии в столбец B.
- Поместите почтовые адреса в столбец C.
- Поместите города или поселки в столбец D.
- Поместите округ в столбец E.
- Поместите почтовые индексы в столбец F.
- Сохраните файл. Запомните расположение и имя файла.
- Закройте Excel.
Шаг 3. Откройте Word и перейдите в «Инструменты / Письма» и «Рассылки / Слияние»
Если панель задач не открыта в правой части экрана, перейдите в «Просмотр / Панель задач» и щелкните ее. Должна появиться панель задач
Шаг 4. Установите переключатель «Ярлыки» на панели задач
Шаг 5. Щелкните Параметры метки и выберите из списка метку, которую вы используете
После того, как вы сделали выбор, нажмите ОК.
Шаг 6. Нажмите Далее:
«Выберите получателей».
Шаг 7. Нажмите «Обзор» и перейдите к файлу, который вы только что сохранили в Excel и сохранили в «Мои документы»
Откройте этот файл, и откроется диалоговое окно. По умолчанию должны быть выбраны все получатели. Если нет, сделайте это и нажмите ОК.
Шаг 8. Нажмите Далее:
«Расставьте свои ярлыки».
Шаг 9. Щелкните «Еще элементы»
.. Оставьте поля базы данных (вверху справа) выбранными и щелкните поля, которые хотите вставить. Щелкните их в том порядке, в котором они будут отображаться на этикетке. Обычно это Имя, Фамилия, Уличный адрес, Город, округ, Почтовый индекс. код. Игнорируйте тот факт, что все они заканчиваются в одной строке, когда вы закончите выбор, вы можете добавить пробелы и символы возврата каретки там, где хотите, на этикетке. Когда все поля будут вставлены, нажмите OK. Если вы забыли одно место установите курсор туда, куда вы хотите, чтобы он переместился (поле справа от курсора, вероятно, станет серым - это нормально), затем снова нажмите «Другие элементы…» и выберите поле, которое вы хотите добавить. Нажмите один раз ЗАКРЫТЬ в окне вы закончили вставку всех необходимых полей.
Шаг 10. Добавьте пробелы и символы возврата каретки, чтобы этикетка выглядела правильно
Игнорируйте это, когда поле после местоположения для любого из них станет серым, пространство будет добавлено вместо замены поля.
Шаг 11. Сдвигаем весь адрес немного вправо, «увеличивая отступ» один раз
Это зависит от размера этикетки, которую вы используете, но выглядит лучше!
Если все находится там, где вы хотите, нажмите «Обновить все метки». Вы должны увидеть поля, скопированные на все ярлыки
Шаг 12. Нажмите Далее:
«Предварительный просмотр ваших этикеток».
Шаг 13. Если вас все устраивает, нажмите Далее:
«Завершить слияние». На этом экране вы можете редактировать отдельные этикетки или печатать. стоит нажать «ИЗМЕНИТЬ ОТДЕЛЬНЫЕ ЯРЛЫКИ» и нажать «ВСЕ» и «ОК», даже если это вас устраивает, чтобы получить доступ ко всем страницам меток.
Прежде чем делать что-либо еще, сохраните файл
Шаг 14. Вы также можете использовать коммерческие онлайн-инструменты для выполнения слияния почты для создания этикеток
Преимущество в том, что их можно использовать быстрее и проще.
