Архивирование - это хранение или сохранение информации. Организации ежедневно переводят бумажные документы в цифровые, чтобы продлить срок службы документов. Это, в сочетании с огромным объемом данных, генерируемых сегодня компьютерами, означает, что важность архивирования документов будет только возрастать. Если вы знаете, как архивировать документы, вы можете освободить место, чтобы ваш компьютер более эффективно обрабатывал текущие документы.
Шаги
Шаг 1. Заархивируйте документы в zip-файл
ZIP-файлы, особенно полезные для важных, но редко необходимых файлов, сокращают пространство, которое документы занимают на жестком диске.
- Просто выделите файлы, которые вы хотите преобразовать в формат zip.
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Отправить».
- Вы хотите отправить файлы в «сжатую (заархивированную) папку».
- Убедитесь, что файлы действительно есть, дважды щелкнув папку zip. Если они есть, вы можете удалить исходные файлы.
Шаг 2. Перенесите документы на отдельный носитель
Популярным выбором для цифрового архивирования являются внешние ленточные накопители, внешние жесткие диски или флэш-накопители.
Шаг 3. Создайте резервную копию документов на CD или DVD, если у вас есть записывающее устройство для CD или DVD
Резервные копии - это еще один способ архивирования, хотя вы, вероятно, знаете этот метод под другим названием - запись диска. Например, Windows использует файловую систему Live и формат Mastered (лучше для совместимости с другими устройствами) для копирования файлов на компакт-диски или DVD.
- Вставьте записываемый компакт-диск или DVD-диск в устройство записи компакт-дисков или DVD-дисков вашего компьютера для Live File System.
- Когда появится диалоговое окно, нажмите «Записать файлы на диск с данными».
- Назовите диск, затем нажмите «Далее».
- Подождите, пока появится пустая папка для диска. Это означает, что диск отформатирован и готов к копированию файлов.
- Откройте папку с документами, которые вы хотите заархивировать, и перетащите файлы в пустую папку на диске.
- Для формата Mastered вставьте записываемый компакт-диск или DVD-диск в устройство записи компакт-дисков или DVD-дисков компьютера.
- Когда появится диалоговое окно, нажмите «Записать файлы на диск с данными».
- Назовите диск и нажмите «Показать параметры форматирования».
- Выберите «Mastered» и нажмите «Next».
- Подождите, пока появится пустая папка для диска. Это означает, что диск отформатирован и готов к копированию файлов.
- Откройте папку с документами, которые вы хотите заархивировать, и перетащите эти файлы в пустую папку на диске.
Шаг 4. Отправьте документы на внешнее хранилище
- Помимо того, что они служат местом для хранения архивных файлов, безопасные внешние хранилища защищают данные от таких бедствий, как пожар и сбои жесткого диска.
- Поскольку многие компании предлагают эту услугу, вы должны напрямую связаться с компанией, чтобы уточнить, как они работают, и какие гарантии включены в архивирование документов за пределами офиса.
Шаг 5. Используйте программное обеспечение для цифрового архивирования
- Один из наиболее известных методов сохранения внешнего вида документа - это создание файла PDF. Предлагаемое Adobe, это программное обеспечение, известное как Adobe Acrobat, упрощает преобразование документов в формат PDF из различных программ. Есть также несколько бесплатных программ, которые будут создавать эти файлы.
- Тот факт, что спецификации являются общедоступными, означает, что будущие версии программного обеспечения Adobe смогут читать более ранние версии документов.
- Кроме того, PDF-ридеры можно бесплатно загрузить с веб-сайта Adobe.
Шаг 6. Будьте в курсе технологий архивирования документов
С быстрым развитием технологий то, что есть сегодня, завтра может устареть. Это может быть проблемой при переносе заархивированных файлов в новую систему.
подсказки
- Каталогизируйте заархивированные файлы, чтобы вы или другие люди могли со временем найти необходимые файлы. Это может быть так же просто, как присвоение имен файлам или папкам с указанием имени содержимого и дат, содержащихся в файлах. Например, если вы архивируете бизнес-записи, вы можете назвать одну папку «Бизнес-файлы 1-й квартал 1997 года». В более крупных системах архивы, скорее всего, используют метаданные для целей каталогизации.
- Еще одна причина для архивирования файлов заключается в том, что иногда существуют юридические требования, которые требуют сохранения информации.
Предупреждения
- Мультимедийные данные часто связаны с конкретным оборудованием или программным обеспечением и могут быть недоступны за пределами проприетарных систем.
- Одна из опасностей - это риск повреждения файла. Убедитесь, что вы используете хорошо протестированную систему для резервного копирования вашей информации.
- Отсутствие системы архивирования документов может привести к непреднамеренной потере файлов, особенно если они были удалены по ошибке.
